『仕組み』仕事術で、自分とチームの生産性を最大化するには? 

仕事に「仕組み」を取り入れることによって、短い時間で仕事を終わらせることができ、ミスがなくなり、人に仕事をまかせられるようになり、自分とチームが成長し続けたら、どんなにいいことでしょう。
「自分とチームの生産性を最大化する 最新『仕組み』仕事術」には、たくさんのヒントが載っています。

面白いと思ったのは、
「ルーチンワークは、優先順位を考えない。TODOリストの上から順に片づけていく」
優先度を考える時間がもったいないから、だそうです。
なるほど。
TODOリスト眺めている暇があったら、一つでも片づけろ、ということですね。

「自分があるタスクをこなす際の『処理時間』を把握しておく。ストップウォッチを使う」
これは、「生産性―――マッキンゼーが組織と人材に求め続けるもの 」(伊賀康代)にも書いてありましたね。

「ミスは経験なので善。それを防ぐ仕組みがない組織が悪」
「ミスを起こしたことは悪くない」
「ミスを集めやすくする『仕組み』を取り入れる
 例)リストのミスが30件集まるごとに、ごほうびとして全社員が豪華なお弁当を食べられるという仕組み」
ミス撲滅委員会を週1回の定例会議で行って、マニュアルに落とし込んだら終了、とするのだそうです。

完璧なチェックシートを作るコツや、「提案メール」はフォーマットを決めて無駄を省く、なども参考になりました。
「強み発見シート」を活用してスタッフ一人ひとりの才能を活かし、組織を成長に結び付けていく、というのもすごいです。

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泉 正人

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「フィッシュ哲学?何それ?」と聞かれたら・・・ 

「もっとみんなが生き生きと働ける職場にしたい」「社員重視の取り組みは何かないか?」と社長が言うので、「フィッシュ!はどうですか?」と言ってみました。「名前は聞いたことあるけど、詳しくは知らない」と言われたので、持っている本を貸すことにしました。その前に、パラパラと再読。

「フィッシュ!」は、仕事は楽しくしようよ!という提案でそのためには「態度を選ぶ」、「人を喜ばせる」、「遊ぶ」、「注意を向ける」の4つが大切。

「フィッシュ!おかわり―オフィスをもっとぴちぴちにする3つの秘訣」では、フィッシュ!を取り入れたのち、マンネリ化してしまった職場をどうするか、を病院を舞台にしたストーリー仕立てで描きます。

「フィッシュ! 実践篇 ― ぴちぴちオフィスの成功例一挙公開」は、4つの領域をそれぞれ別の職場でどうやって実践したかを紹介しています。

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フィッシュ!を知らない、という人も多いのですが、「ずっと前に流行ったよね~」「**でやってた!」という声も聞かれました。
さて、今後、うちの会社では、どんな取り組みができるのでしょうか?

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「超ラクラク スピーチ術」 

人前でスピーチや挨拶を求めらる機会が増えそう、ということで、焦ってスピーチに関する本をいろいろ読んでいます。
「超ラクラク スピーチ術」には、実例が豊富で、参考になることが載っていました。内容の一部をご紹介します。

たとえば、「聴衆を味方にする」。
会場には1時間前に入り、はやく来た人と世間話をする。
メリットとして①口のウォーミングアップになる、②お互いの緊張がほぐれ、仲間意識が芽生える、の二つ。

「ジグザグ法」
会場全体に向けて話すのではなく、聴衆の一人一人に話しかける。
会場をブロックに分け、そのブロックの中の話をきちっと受け止めてくれそうな人、前向きそうな人、明るい人(著者は「キャッチ」さんと呼んでいる)に向けて話す。
ワンセンテンス、ワンパーソンで、3~5秒で言い切ったら、対角線上の別のブロックの中の一人に向けて話す。
これを繰り返していく。

ジェスチャーの大きさは会場に比例する。大きい会場では大きく、小さい会場では小さく。

カンニングペーパーを見る時は、堂々とゆっくり見る。

「寝ている人を起こすには、寝ている本人ではなく、隣の人に指名質問をするのがよい」
これも活用してみたいと思います。

そして何より練習が大事。
「成功するかどうかは、練習の回数に比例する」
準備をしっかりして、リハーサルを繰り返すこと。イメージトレーニングも有用。
簡単にうまく行く方法はないのですね・・・

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働く女性向けのファッション雑誌「OWN」 

ファシリテーションを学んでいろいろ実践してきたことが評価されたのか、役職がだんだん上になってきました。
職場の代表として挨拶やスピーチをする機会が回ってくることになり、着るものがない!とあせっています。
これまでファッションには興味がないほうだったので、困ってしまい、いろいろ雑誌を見たのですが、一番フィットしたのが「OWN(オウン)」という雑誌です。

この雑誌を参考に、久しぶりに百貨店に買い物に行って来ました。
お直しを頼んだのでまだ手元にはありませんが、普段のカジュアルな服装とは全然違う雰囲気のスーツで、気分もあがります。
スーツに合わせてアクセサリーなども欲しくなってしまいました。

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「鬼速PDCA」(冨田 和成) 

「鬼速PDCA」を読みました。

PDCAというのは、よく聞く言葉ですが、具体的にどうするのか、よくわかりませんでした。
この本でのPDCAは、前進を続けるためのフレームワークであり、成長を加速するものということ。
以下、印象に残った部分をところどころ記録しておきます。

PLAN(計画)において気を付けることは、明確にゴールを決めること。
KGI(key goal indicator)という言葉で表現されているように、ゴールを数値で示す。期日を決め、具体的なもので、定量化する。
現状とのギャップを明らかにし、課題をリストアップしたら、課題を「インパクト」、「時間」、「気軽さ」で優先順位をつけ、3つ選ぶ。
この時、インパクトのもっとも高いものを最低ひとつ選び、インパクトが劣っていても短い時間で出来そうなものがあれば選ぶ。同列の課題が並んでいたら、気軽さを基準にして絞り込む。
一方、それぞれの課題に対し解決案を考え、それを絞り込むときにも「インパクト」「時間」「気軽さ」での3つの基準で優先度をつけていくが、課題の絞り込みをは異なり、最重要KPI(key performance indicator)の達成につながる解決案については最低1つ、できれば2つ残すこと。それ以外についてもできればインパクト重視で解決案を一つは残す。短時間でおわるものについてはインパクトが弱くても残す。

案を出すときにはリミッターをはずす質問をよくするという。
相談をもちかけた部下に「ほかにできることがあるとしたらどういうことだと思う?」と問いかけ、相手が3つくらい解決案を挙げてきたら、「じゃあ、さらに3つあるとしたらなんだろう?」と続けて聞く。
あるいは「事態は把握した。で、仮に君が当社の経営者だとしたらどう対応する?」という質問も。
コーチングの手法についても使えるという。

3章では、PDCAの速さと深さは因数分解で決まる、として、ロジックツリーが紹介されている。
なぜ、なぜで深堀するときの深さの基準は5段目。
ポイントとして1段目だけはMECEを徹底する。この段階で「抜け」が発生すると、その下位に来るすべての課題が検討対象から外れてしまうため。
この辺は参考にしたい。

他に面白いと思ったのは、TODOリストを見直して、優先度が低くなかなか着手できなかったものは「アイスボックス」に入れる、という。「いつかはやるけど、いまやることではないタスク」、いつか食べるけど今日ではないから冷凍庫にいれておこう、という発想。
GTDでの「いつかやる/あとでやる」というのをこう表現するんですね!
時々はアイスボックスを開けて、点検するのを忘れないようにするのは、冷凍庫と一緒(笑)


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冨田 和成

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