「[臨機応変‼]日本で一番使える会議ファシリテーションの本」 

職場での会議のあり方に意見を言い続けていたら、次の会議の運営を任せる、と言われてしまいました。
あわててファシリテーションの本を読みなおしたり、新たに買ってきて読んだりしています。

今日読み終えたのが、「日本で一番使える会議ファシリテーションの本」です。
会議の準備から、仕切り方、困った時の対応の仕方、終わってからの評価や改善まで、具体的に書いてあり、とても参考になりました。

実際に使ってみようと思ったところを書き出しておきます。

〇参加者にも事前準備をさせる
・会議開催通知に会議のゴールとアジェンダを記述する。
・宿題は具体的、できれば定量的に支持する。たとえば、「○○について、意見を各自5個以上考えてくること」など。

〇参加者の意見を「翻訳」する。
・言い換えるのコツは、抽象のハシゴを上下すること。抽象的な発言は、「たとえば」と具体例をあげ、具体例を羅列した発言には、「要するに」や「つまり」と要約する。

〇「WHY」の使い方に注意する
・Whyの「なぜこの問題が起きたのか?」を「どうやっていればこの問題は起きなかったのか?」とHowに、「なぜこの計画が実現できなかったのか?」を「何に気を付けていれば、この計画が実現できていたのか?」とWhatに変換して問う。

〇「書き出しタイム」と「相談タイム」を活用する
・「書き出しタイム」:付箋紙にアイデアを書いてもらう。時間は5分、ノルマは最低3分。
・「相談タイム」:2~6人の少人数で、各グループで5個以上、考えてもらう。時間は10分で。
・二つを組み合わせる。グループ単位で「書き出しタイム」をやった後、「相談タイム」を設けてグループで議論させて絞り込み、そのあと全体で発表、さらに考えさせる。

〇会議の問題児への向き合い方
・会議の問題児を「深く考えようとする意識」と「他者への攻撃性」という2軸を用いて、「哲学者」「評論家」「不思議系」「暴君」の4つに分類。それぞれを、「会議の”ご意見番”」「ファシリテーターの”軍師”」「ブレストの”切り込み隊長”」「ファシリテーターの”後ろ盾”」に進化させるというアイディア。

〇盛り上がっているのに終了の時間が近づいて、まとまらない時は
・「あと5分集中して議論したら、意見を整理しませんか?」

〇ファシリテーションの文化を根付かせよう
・自分が一参加者の会議中、他者のファシリテーションを観察して、終わったら気づいたことをフィードバックする。もちろん、ネガティブではなくポジティブなフィードバックを行い、教えを請い、仲間にしていく。


職場でファシリテーションについての勉強会など開けたらいいなあ。
まず、その前に今度の会議の「段取り」を決めてしまわなくては!

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「図解マインドマップノート術」「ふだん使いのマインドマップ」そして「描き方BOOK! 読みやすい文字と伝わるイラスト」 

会議のメモなどをマインドマップで書いていたら、職場の同僚に、「マインドマップ教えてください!」と言われました。

「私が書いているのは、自己流で『なんちゃって』マインドマップだけど・・・」と言い訳しつつ、本を見せながら、解説してみました。
使った本はこちら。

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図がたくさん載っていて、わりと簡潔にマインドマップの説明がされています。

人に教えるのに、自己流のままだとまずいかなあと、あらためてマインドマップの本(実はたくさん持っている)を読みなおしたりしています。

その中でいいなと思ったのが「ふだん使いのマインドマップ」です。

マインドマップの公認インストラクターの著者が、数多くのマインドマップをカラーで紹介し、使い方のアイデアや書き方の例を見せてくれます。
活用例は、「日常生活で」「学びのために」「仕事で」の章分けになっていて、家の中のことや、学習、ビジネス、様々な場面でのマインドマップ活用術が紹介されています。
著者本人だけでなくほかの人たちが書いたマインドマップも多数あり、こんな使い方もあるんだ!と目からウロコです。

マインドマップ7つのルールについての説明は、事例紹介のあとに載っています。

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これらの本を読んで、マインドマップの書き方について、色の使い方、セントラルイメージの書き方など、基本に立ち返ってみたいと思いました。
イラストが書けたらもっと楽しいマインドマップが書けるのになあ、とついイラストの書き方の本を買ってしまいました。

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イラストの描き方、練習の仕方だけでなく、POP風の読みやすい文字の書き方も載っていて、参考になりました。
イラストが描けるようになるには、練習あるのみ、なんですね。

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「世界で一番やさしい会議の教科書」 

「世界で一番やさしい会議の教科書」を読みました。
漫画っぽい表紙で、それほど期待せずに読み始めたのですが、なかなか濃い中身の本です。

初めて会議にでることになった入社2年目の鈴川葵は、自分の部署のグダグダした会議にあきれ、家に帰ってから愚痴を言います。
そこでアドバイスを始めたのが、ファシリテーション型のコンサルティングを仕事にしているで葵の父親。
「会議がつまらないなら、楽しくて充実した会議に変えた方がいいんじゃないのか?」

葵はアドバイスをもとに、会社の会議を少しずつ変革していきます。
最初にやったのは、会議が終わったタイミングで、「決まったこと、やるべきこと」を確認すること。
さらに、「だれが」「いつまでに」「何を」やるかも確認すれば完璧。

次には、どういう状態になったら「今日の会議終了!」と言えるかを確認し、時間配分もするようになります。
興味を示した葵の先輩、片澤もファシリテーションを学び始め、味方になってくれるのです。

二人は、葵の父から、「書くファシリテーション」(スクライブ)を学びます。
「書きづらいのはスクライブの技術不足が原因じゃなくて、単に議論がぐちゃぐちゃしているからだ」というのはなるほど、ですね。
スクライブの重要な役割は、「議論の見える化」と「議論の整流化」なのだそうです。

さらに問題解決の5つの階層を意識することや、「黙っている人の5分類」「会議の準備の4つのP(Purpose,Process,People,Property)」などが紹介されています。
物語仕立てでファシリテーションの仕方を、葵たちとともに学んでいくことができる一冊でした。

振り返ってみると、私が参加している会議もたくさんありますが、「終わった時の確認」「終了の状態の確認」がちゃんとやられていない会議も多いです。
葵を見習って、少しずつ変えていきたいものです。

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神戸旅行のおともは「ココミル 神戸」 

先日、神戸に行く機会がありました。
仕事で行ったのですが、せっかくなので、少し時間を作って「神戸どうぶつ王国」を訪ねました。
念願のハシビロコウを見ることができ満足。(動くところは見られませんでしたが、ハシビロコウですから仕方ありません)
ほかにもナマケモノやレッサーパンダなど、ガラスや柵がない状態ですぐ近くに見ることができるのが驚きでした。
ハシビロコウ

「神戸に行ったらステーキ!」とか「ケーキも美味しいよ」「洋食屋さんに行くべき」などと行く前にいろいろ情報をもらったので、「ココミル」を参考にケーキやさんや洋食屋さんにも行ってきました。

手頃な大きさで、いろいろお店や情報が載っていて役に立ちました。

ココミル 神戸(2018年版)ココミル 神戸(2018年版)
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「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」 

以前から取り入れているGTDというやり方、職場の後輩に紹介したところ、「家でやってみたら、夫婦喧嘩が減りました!」と感謝されました。「あれやってない」「これやってない」というトラブルが減ったのだそうです。
こんなに役に立ってもらえるなら、他の人たちにも、紹介してみよう、ということになりました。
仕事しながら子育てに苦労している人や、興味のある人たちに昼休みに集まってもらって、用意したスライドを使って説明しました。
それぞれのTODOリストの管理や、家族のスケジュール管理、紙類の整理法なども紹介しあって、なかなか楽しかったです。
次回は、スマホのアプリの紹介を、とリクエストされました。

「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」は、GTDに関する一番新しい本です。
こちらは人に貸していて、ようやく手元に戻ってきました。
読みなおしてみて、今度GTDの紹介をするときにやってみたいことを見つけました。
「気がかりなこと」を一つ選んでもらって、その問題なり状況なりが、どういう状況になったら解決といえるのか、を一言で書いてもらい、その状況を一つでも進めるために、次にとるべき行動を書いてもらう、というワークです。数分でできてGTDの醍醐味を味わってもらえそうです。

「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」ですが、分厚くて、とっつきにくいかもしれません。
はじめて取り組む人はこれ以外の本を買う方がいいかも。
「ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則」は、読み物としてGTDの考え方を理解するのに向いています。
具体的に取り組むには「ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法」のほうが役に立つでしょう。
どの本にも、GTDのフローについては図が載っていますので、これに従ってやれば大丈夫です!ぜひ試してみてください。あれもやらなければ、これもやらなければ、、、というストレスが減ってスッキリしますよ。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法 ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版



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