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ポモドーロ・テクニックをさらに学ぶ 

年度替わりで人事の異動があり、私が担当する業務が増えることが確実になりました。
その分、減る仕事もないので、今後は、さらに効率よく仕事を進めていく必要があります。

先日紹介した「ポモドーロ・テクニック」ですが、「アジャイルな時間管理術 ポモドーロテクニック入門」も読みなおました。(こちらは2010年に出た本で、現在は新刊では入手不可能のようです。)

基本的な内容は、「どんな仕事も「25分+5分」で結果が出る ポモドーロ・テクニック入門 」と同じですが、各章のまとめがマインドマップで書かれたものが載っていたり、ポモドーロ・テクニック初心者との対話が載っていて、ダメなやり方についても述べているのが、興味深いです。

キッチンタイマーをセットして25分間集中し、タイマーがなったら5分間はしっかり休憩、中断も記録を取る、などポモドーロ・テクニックの基本が書かれています。

「アクティビティ在庫シート」というのは、GTDでいうところの「次にとるべき行動」リストになるんですね。
そこから「今日のTODOシート」に書き写して、その日は、そこにあることだけやる。
どのくらいの時間で終わるか、見積もり(25分×3で終わる見込みなら3ポモドーロ)、一日の終わりに、振り返って見積もりと比べてどうだったのか評価する。中断や割込みの数もカウントする。

面白いと思ったのは、「アクティビティ在庫シート」は一枚の紙でなくてよい、1件につき1枚のインデックスカードに記載する方法もあるということ。新しい項目を思いついたら、新しいカードに記入。朝のプランニングの段階で、その日のカードを選び、一番重要なアクティビティのカードを一番上に並べます。
優先順位をつけるのに迷ったら、カードすべてを上から2枚ずつ取って比較。もし今日行えるのが1つだけなら、終わらせたいのはどちらか?としてトーナメント方式で一つ選びます。1日に1つ以上のアクティビティを完了させることができるなら、残ったカードの中からトーナメントで選んでいくという方式。
たくさんの中から一つ選ぶのと、違う結果になることもあるそうです。

繰り返しでてくるアクティビティは、横軸が日付、縦に項目の「進捗状況シート」を使う、とありますが、これは今はやりのバレットジャーナルみたいですね。

キッチンタイマーを使って、集中するというやり方、もう少し続けてみようと思います。
段々慣れてくると、そろそろかなあと思ってタイマーを見ると残り2分くらいだったりします。25分-5分というリズムを体が覚えるのでしょうか。


私が愛用しているのは、トマトではなく、レモン型。


本はこちらのほうが、わかりやすいし、入手しやすいです。


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年度末にやり残した仕事を片づけるには 

「前に頼まれて作った文書のひな型、まだ公開されてないけど、進捗どうなってますか?」というメールが来ました。
あれ?どうなったかな?と思って、担当者に聞いてみたら、すでに公開できるように仕上げて、「確認してください」というメールを(私あてに)送ってますが、という返事。
どうやら、私のところでストップしていたみたいです。

年度末なので、先延ばしにしていた仕事を片づけようと思っていた矢先の出来事でした。

相手がある仕事だと、先延ばしできないので、次々対応していたのですが、「書類を確認する」という作業は、どうやら後回しにしてしまったようで、深く反省。
他にも先延ばししている作業があるのでは?と点検を始めたところです。

これを機会にGTDの「頭の中の気になること」すべてを出し尽くす、というのをやることにしました。
これ、時々やらないとだめですね。
GTDの本も読みなおすことにします。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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この本、職場に置いてきて手元にないので、以前買ったこちらを読みなおしています。
はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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読みなおすと新たな発見があります。
読むのに2分以上かかるものは「@読む」に分類しトレーに入れておくとよい。すぐ手の届くところにおいて置き、会議の開始が遅れた時や講義の合間、歯医者の待合室にいる時などのスキマ時間を有効活用すること、とあります。
「@協議事項」は人や会議ごとに個別に作っておくとよい、など、いろんな役に立つアイデアが満載です。
GTDをやっているつもりでしたが、一部しかやれてないことに気づきました。
もっといろいろ取り入れていこうと思います。

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「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」 

以前から取り入れているGTDというやり方、職場の後輩に紹介したところ、「家でやってみたら、夫婦喧嘩が減りました!」と感謝されました。「あれやってない」「これやってない」というトラブルが減ったのだそうです。
こんなに役に立ってもらえるなら、他の人たちにも、紹介してみよう、ということになりました。
仕事しながら子育てに苦労している人や、興味のある人たちに昼休みに集まってもらって、用意したスライドを使って説明しました。
それぞれのTODOリストの管理や、家族のスケジュール管理、紙類の整理法なども紹介しあって、なかなか楽しかったです。
次回は、スマホのアプリの紹介を、とリクエストされました。

「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」は、GTDに関する一番新しい本です。
こちらは人に貸していて、ようやく手元に戻ってきました。
読みなおしてみて、今度GTDの紹介をするときにやってみたいことを見つけました。
「気がかりなこと」を一つ選んでもらって、その問題なり状況なりが、どういう状況になったら解決といえるのか、を一言で書いてもらい、その状況を一つでも進めるために、次にとるべき行動を書いてもらう、というワークです。数分でできてGTDの醍醐味を味わってもらえそうです。

「全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術」ですが、分厚くて、とっつきにくいかもしれません。
はじめて取り組む人はこれ以外の本を買う方がいいかも。
「ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則」は、読み物としてGTDの考え方を理解するのに向いています。
具体的に取り組むには「ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法」のほうが役に立つでしょう。
どの本にも、GTDのフローについては図が載っていますので、これに従ってやれば大丈夫です!ぜひ試してみてください。あれもやらなければ、これもやらなければ、、、というストレスが減ってスッキリしますよ。

全面改訂版 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術
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ひとつ上のGTD ストレスフリーの整理術 実践編――仕事というゲームと人生というビジネスに勝利する方法 ストレスフリーの仕事術―仕事と人生をコントロールする52の法則 はじめてのGTD ストレスフリーの整理術 仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版



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「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版」 

「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則 完全版」を読んでいます。

周りの人にGTD(Getting Things Done 「ストレスフリーの整理術」)について話したら、役に立ったと感謝されました。
もっと多くの人に聞いてもらおうと、スライドを作って紹介してみようかと思っています。その準備のために、GTDについてネットで眺めていたら、この本を参考文献に上げている人がいたので、読んでみました。

「仕事は明日!」でうまくいく、と帯に書いてあり、なんですぐやらないのだろう?と不思議に思って読み始めたのですが、なかなか面白い手法です。
もちろん、緊急事態はすぐ取り組むし、今日中にやらなければならないことは、今日やるけれど、今日でなくてもよい仕事は、「明日」のやることリスト(TODOではなくWILL DOリスト)に載せて、必ず「明日」やるというわけです。
細切れにやるよりも、翌日まとめて取り組む方が効率的、という発想もあるのかも。

緊急レベルの見分け方や「本当の仕事」とそうでない仕事の見分け方の練習問題がついているので、わかりやすいです。
いろんなことをうまくやるためのヒント、たとえば「ノーが上手に言える人になるため」のヒントなど、役に立つ人が多いのでは。

他にも参考にしたい手法がいろいろ載っています。たとえば、、、
二等分法:すべてのことをこれ以上分けられないところま分割し続ける、という作業をしたうえでとりかかる。
ダッシュ法:5分間タイマーをかけて休むことなく課題について書き続ける。

プロジェクトの定義ですが、「プロジェクトとは、その完了のために、複数のタスクの完了が必要な仕事」とあります。
このあたりは、GTDと同じです。
プロジェクトが複数ある場合は、緊急度の低いプロジェクトから取り組む、というのが斬新でした。

最後の章では、物事に取り組むときの「抵抗感」について述べています。抵抗感を「仕事から逃げるため」ではなく「行動を促すサイン」と考えられたら、悲惨な結末は避けられる可能性が高いはず。
「忙しいだけの仕事」ではなく「本当の仕事」に取り組むために、ちょっとずつ「行動」する練習をしよう、ということ。

先を急いで読み進んでしまったので、じっくり読みなおして、日々の生活に取り入れていきたいと思いました。

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「ストレスフリーの整理術」を読み返して実行してみた 

この間の大型連休、いろいろ事情があり、出かけられなかったので、家の中の片づけに取り組んでいました。
こんまりさんの「人生がときめく片づけの魔法」も好きなのですが、今回はGTDについて解説している「ストレスフリーの整理術」「ストレスフリーの仕事術」を参考にしてみました。

以前にも何度かこのブログにも取り上げたGTDですが、今回、これらの本を読みなおしてみて、GTDのごく一部しか実践していなかったことが判明。最初からやり直しです。

まず、気になることをすべて書き出すところから。
以前にも何回かやっていたので、これはどんどん進みます。
収集がすんだら、それらを処理していくわけです。
2分以内でできることはすぐやります。
あとでやることはリストへ。
自分の周りに積んである書類なども、処分したりスキャンしてPCに取り込んだりと処理していきます。

まあ、この辺りまでは前にもやっていたこと。
今回は、「次のアクションが複雑な場合」のプロジェクトリストもちゃんと作ってみました。

家の中のことでやらなければならないことや、仕事上、実現したいこと、取り組んでみたいことなど、いくつかのプロジェクトリストがあることがわかりました。
①どういうきっかけでそのプロジェクトをやろうと思ったのか、を思い出し、
②どうなったらそのプロジェクトが終わったといえるのか、を思い描き、
③そのプロジェクトに必要なことをすべて洗い出す。
④そのうえでどこから手を付けたらいいか、検討し、
⑤最初に行動することを決める。

こんな感じです。
例えば、「◎◎に関するミーティングを開催する」というプロジェクトだったら、①②はここでは省略しますが、
③では「参加してくれそうな人にメールでよびかける」「ポスターを作ってもらうよう誰かに頼む」「会場を予約する」「当日の進行について関係者と打ち合わせする」なんてことが思いつきます。
⑤でそれを順番に実行していくだけ。

もっと複雑なプロジェクトも、毎週見直して(「週次レビュー」といいます)、週に一つずつでも実行していくだけで、いつの間にか進んでいる!というわけです。

頭の中がすっきりするだけでなく、いろんなことが前向きに進んでいくことが楽しく、充実感が得られます。
詳しく知りたい方は、下記の本をご参照ください。

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